Personopplysninger i Howden Forsikringsmegling AS

 

 

Howden Forsikringsmegling AS (HF) er et norsk forsikringsmeglerforetak underlagt norsk lovgivning. Selskapet er 100% eid av Hyperion Insurance Group (HIG) med hovedsete i London. Howden opptrer i tråd med gjeldende personvernregler og ønsker å opptre med integritet og respekt for gjeldende regler og med fokus på beskyttelse av individers rettigheter i henhold til personvernlovgivningen.

Denne Policy beskriver hvordan HF forholder seg til Personopplysningsloven og The General Data Protection Regulation (GDPR) og hvordan data prosesseres. Dette dokument gjelder for alle personopplysninger som HF samler inn, uavhengig av kilde, men er ikke å anse som en kontrakt da dette er regulert av de underliggende lover.

HF jobber stadig med å forbedre og utvikle våre tjenester, produkter og nettsider, og denne personvernerklæringen vil oppdateres fra tid til annen. Ved vesentlige endringer vil HF informere på hensiktsmessig måte og dersom HF er pålagt å gjøre det ved lov. HF ber om at du leser denne personvernerklæringen fra tid til annen for å holde deg oppdatert på eventuelle endringer.

Hva vil HF kunnen samle inn?

For å plassere og administrere forsikringer på vegne av våre kunder, vil HF kunne

samle inn opplysninger om kunden og nærstående parter.

Kunden kan være en person, et selskap eller deres representant. Nivået og typen personopplysninger HF samler inn varierer avhengig av hvilken type forsikringer det gjelder. Generelt vil dette inkludere bakgrunns- og kontaktinformasjon om forsikringstakeren eller deres representant, og forhold som er relevante for forvaltningen av forsikringen og risikovurdering. I noen tilfeller er det nødvendig for HF å samle inn og bruke spesielle kategorier av data (sensitiv), for eksempel helsedetaljer etc.

Hvis en kunde søker erstatning via HF kan HF bli nødt til å innhente informasjon om den enkelte som gjør krav i henhold til forsikringen, eller hvis en person ber oss om å forhandle med forsikringsgivere på vegne av en person eller kunde. Dette vil inkludere samlingen av grunnleggende kontaktdetaljer, sammen med informasjon om arten av kravet og eventuelle tidligere krav. Hvis kravstiler er en forsikret person, må HF også sjekke opplysninger om forsikringen som er gjeldende, og kravhistorikken, og avhengig av arten av kravet, kan det være nødvendig for oss å samle inn og bruke spesielle kategorier av data (sensitiv), for eksempel opplysninger om personskade.

I tillegg til det som er nevn ovenfor, kan vi samle inn personlig informasjon som:

- kontaktinformasjon (navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer)

- identifikasjonsdata

- finansiell informasjon

- test resultater i forbindelse jobbsøknader

- andre relevante opplysninger som tittel, yrke eller språk

HF understreker at man ikke samler sensitive personlige data med mindre det er nødvendig. Hvis du gir oss klassifisert informasjon som sensitiv, godtar du imidlertid og uttrykker ditt samtykke til at vi kan samle den inn og bruke det for det formål det er tiltenkt.

            Juridisk grunnlag

HF `s grunnlag for å samle data er basert på aktuelle lovgivning og man samler ikke inn for bruk til annet formål enn det som er angitt eller som man har berettiget grunn til å samle inn. I den grad du gir HF opplysninger om en tredjepart

bør du vurdere å ta skritt for å informere denne tredjepart som du trenger å oppgi sine opplysninger til oss om samt å identifisere HF som din forsikringsformidler.

Når og hvor innhenter HF personlige data?

  • HF samler inn opplysninger fra deg direkte når du ber om et tilbud for et oppdrag og/eller forsikring.
  • Informasjon om deg kan også bli gitt til HF av en annen forsikringsmegler, arbeidsgiver, familiemedlem eller annen tredjeperson som et ledd i utfør oppdraget
  • HF kan samle inn opplysninger om deg fra andre kilder der HF mener at dette er nødvendig for å håndtere risikoen knyttet til en forsikring eller for å bekjempe økonomisk kriminalitet. Disse andre kildene kan omfatte offentlige registre og databaser forvaltet av kredittratingsselskaper.
  • HF samler inn opplysninger fra deg når du melder oss om forsikringskrav.
  • HF kan også samle inn opplysninger om deg hvis kravet er gjort av en annen person som har et nært forhold til deg eller ellers er knyttet til kravet - for eksempel hvis forsikringstakeren er din arbeidsgiver eller hvis representanten til en tredjeparts fordringshaver kontakter oss i forbindelse med et krav.
  • HF kan også få informasjon fra dine advokater, familiemedlemmer, juridiske rådgivere og medisinske og andre faglige rådgivere der man har samtykke og dette er nødvendig.
  • HF kan samle inn opplysninger fra andre kilder der HF mener dette er nødvendig for å bistå med å validere krav og / eller bekjempe økonomisk kriminalitet. Dette kan vær fra offentlige registre, sosiale medier og andre elektroniske kilder og kredittratingsselskaper.
  • Når du søker stilling hos HF

 

Til hvilke formål bruker HF personopplysninger?

HF vil bruke personlige opplysninger til å vurdere en forespørsel om et oppdrag om plassering av forsikring, gjøre et anbud på vegne av kunden, samt vurdere risiko med tanke på å gi best mulig råd om kundens behov for risikoavlastning.

Når HF har bistått i plassering av forsikringene til en kunde, bruker HF dine personlige data til å administrere forsikringene, behandle dine spørsmål, administrere fornyelsesprosessen. HF kan også sende deg markedsføringsmateriell og dele dine personlige opplysninger med andre Hyperion Insurance Group-selskaper for å identifisere eventuelle andre tjenester som HIG tilbyr som kan være av interesse for deg (der vi har riktige tillatelser).

HF kan bruke dine personlige opplysninger til formål knyttet til våre lovlige og lovbestemte forpliktelser som forsikringsformidler.

Om det fremmes et forsikringskrav som HF bistår i, vil HF bruke dine personlige data til å vurdere og validere kravet ditt, kommunisere og forhandle med forsikringsselskapene med hensyn til kravet ditt.

HF må kanskje også bruke dine personlige data til å vurdere risikoen for potensielt ulovlige forhold som hvitvasking etc.

HF bruker personopplysninger relatert til kravet ditt til å informere fornyelsesprosessen og potensielt eventuelle fremtidige forsikringer.

HF vil kun bruker personopplysninger til de formålene som er angitt og understreker:

  • HF`s bruk av dine personopplysninger er nødvendig for å utføre en kontrakt eller ta skritt for å inngå en kontrakt med deg (for eksempel for å administrere din forsikring), eller
  • HF`s bruk av dine personopplysninger er nødvendig for å overholde en relevant juridisk eller regulatorisk forpliktelse som HF er underlagt
  • du ​​har samtykket i at HF bruker dataene til spesielle formål.
  • HF`s bruk av dine personlige data er nødvendig for å støtte "legitime interesser" som vi har som en bedrift (for eksempel å forbedre våre produkter, eller å utføre analyser på tvers av datasettene våre), forutsatt at de alltid utføres på en måte som respekterer dine personvernrettigheter. Slike analyser kan utføres av tjenesteleverandører.

Før HF samler inn og / eller bruker noen spesielle kategorier av data (sensitive), så vil dette alltid være begrunnet loven eller avtale/samtykke. Dette vil typisk være:

  • eksplisitte samtykke
  • ved etablering eller forsvar av oss eller tredjepart av juridiske krav eller
  • et forsikringsspesifikt unntak som er gitt i henhold til lokale lover i EUs medlemsstater og andre land som implementerer de generelle databeskyttelseskravene ("GDPR")

 

Hvis du gir ditt eksplisitte samtykke til HF om å behandle dine spesielle kategorier (sensitive) av data, kan du til enhver tid trekke tilbake samtykket til slik behandling.

Du bør imidlertid være oppmerksom på at hvis du velger å gjøre det, vil dette kunne ha betydning for HF`s muligheten til å oppfylle avtalen med deg. Hvis du velger å trekke tilbake samtykket, vil HF kunne fortelle deg mer om de mulige konsekvenser.

Hvem deler HF personlig data med?

Som angitt ovenfor vil HF kunne dele data med andre HIG selskaper

HF kan også dele dataene med tredjeparter som HF jobber med, for å hjelpe med å håndtere vår virksomhet og forbedre hvordan vi leverer tjenester. Disse tredjepartene vil for å kunne utføre oppdraget ha behov for tilgang til dine personopplysninger.

For forsikrede kan disse tredjepartene omfatte:

  • Andre forsikringsselskaper, mellommenn, inkludert men ikke begrenset til andre forsikringsmeglere.
  • Tjenesteleverandører, som hjelper med å administrere våre IT- og administrasjons systemer
  • advokater og andre profesjonelle tjenester (inkludert våre revisorer).

Ved forsikringskrav kan dette inkludere:

  • Tredjeparter som jobber med å håndtere kravet
  • Loss adjusters og skadeoppgjørsfirmaer
  • Tjenesteleverandører, som hjelper med å administrere våre IT- og administrasjons systemer
  • advokater, som kan være juridiske representanter for deg, oss eller en tredjeparts fordringshaver.

Direkte markedsføring

HF vil kun bruke dine data til direkte markedsføringskommunikasjon når dette er i tråd med markedsføringslovens regler. I så fall vil dette kunne være i form av e-post, post, SMS, telefon eller målrettede web-annonser. HF vil begrense direkte markedsføring til et rimelig og forholdsmessig nivå, og sender deg kun informasjon som vi mener kan være av interesse eller relevans for deg, basert på informasjonen vi har om deg.

Overføring av data til utlandet

Våre tjenesteleverandører og HIG selskaper, som har tilgang til dine personopplysninger, kan være lokalisert utenfor EØS. HF vil alltid ta skritt for å sikre at enhver internasjonal overføring av informasjon håndteres nøye for å beskytte dine rettigheter og interesser og dette innebærer:

  • HF vil kun overføre bare dine personopplysninger til land som er anerkjent så ha en tilstrekkelig grad av juridisk beskyttelse av personverninteresser
  • Overføringer til Tjenesteleverandører og andre tredjeparter vil alltid være beskyttet av kontraktsmessige forpliktelser og eventuelt tilleggsforsikringer, som for eksempel sertifiseringsordninger - for eksempel EU-US Privacy Shield for beskyttelse av personopplysninger som overføres til USA.

Hvor lenge lagrer HF personlig data?

HF beholder dine personlige opplysninger så lenge det er nødvendig for det formålet man har og eventuelt avtalen. HF lagrer derfor personopplysninger så lenge HF yter tjeneste eller tilbyr et produkt til deg. Når HF`s forretningsmessige forbindelse til deg er avsluttet vil HF kunne lagre personopplysninger i henhold til våre forpliktelser i henhold til spesiell lovgivning, som f eks. bokføringsloven og hvitvaskingsloven. I noen tilfeller vil vi lagre dine personopplysninger for en lengre periode, for eksempel:

  • dersom foreldelsesfrist for et potensielt krav er ti (10) år, vil vi lagre personopplysninger i ti (10) år for å kunne være i stand til å beskytte oss mot potensielle krav

Når dine personlige data ikke lenger er påkrevet, vil HF sørge for at den blir slettet.

Dine rettigheter

Ved henvendelse vil HF gi deg innsyn i personopplysningene HF har lagret om deg, hvordan HF bruker dem og hvor de kommer fra, og hva vi bruker dem til. Du kan få opplysninger om hvor lenge vi lagrer personopplysningene dine og om hvem som mottar personopplysninger om deg, i hvilken grad vi formidler personopplysninger i Norge og i utlandet. Din rett til innsyn kan imidlertid være begrenset av lovgivning, beskyttelse av andres personvern og hensynet til vår forretningsdrift og praksis.

Under gitte omstendigheter kan du fremme innsigelser mot HF sin bruk av personopplysningene dine spesielt der dette er basert på HF sin vurdering av berettiget bruk. Du vil også kunne kreve retting, sletting og du har rett til å trekke tilbake eventuelt til å samle inn, lagre og bruke personopplysninger. Vær oppmerksom på at hvis du trekker tilbake samtykket, kan det hende at HF ikke kan tilby deg bestemte tjenester eller produkter. Vær også oppmerksom på at HF i noen tilfeller allikevel vil fortsette å bruke dine personopplysninger, for eksempel dersom HF er pålagt eller har hjemmel til dette i lov.

Kontaktinformasjon for generelle henvendelser og for klage

Du er alltid velkommen til å kontakte HF hvis du har spørsmål om dine personvernrettigheter og om hvordan vi registrerer og bruker personopplysninger. Howden Forsikringsmegling AS sitt Personvernombud kan kontaktes per e-post personvern@howdengroup.no

Dersom du ikke er fornøyd med hvordan HF samler inn, lagrer og bruker personopplysninger om deg, og din dialog med vårt personvernombud ikke har ført til et tilfredsstillende resultat, kan du også sende inn klage til det norske

Datatilsynet: Tollbugata 3, 0152 Oslo, postadresse: P.O. Box 8177 Dep., 0152 Oslo, e-post: postkasse@datatilsynet.no

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert per: 
2. Juli 2018

Vi benytter informasjonskapsler (cookies) for å gi deg en best mulig brukeropplevelse. Ved å lukke denne meldingen, samtykker du i vårt bruk av informasjonskapsler. Du kan lese mer om informasjonskapsler (cookies) på våre Personvernsider